Kai tik baigė mokslus ir įsidarbino tarptautinėje įmonėje, Tadas iš Rokiškio net nenumatė, kad didžiausias iššūkis bus… el. paštas. Iš pradžių viskas atrodė paprasta – keli laiškai per dieną, į kuriuos atsakyti trukdavo vos kelias minutes. Bet laikui bėgant viskas apsivertė aukštyn kojomis.
„Vieną rytą atsikėliau, atsidariau pašto dėžutę ir pamačiau… 247 naujus laiškus. Net kavos neprisiverčiau išsivirti – tiek išsigandau. Dalis jų buvo svarbūs, kiti – šiaip reklamos, priminimai, kažkokie niekai. Bandžiau viską skaityti, bet jau po kelių valandų nebesiorientavau, kur kas, kas kam skirta ir ką reikia padaryti šiandien, o ką gal rytoj…“ – prisimena Tadas.
Jis pradėjo jausti įtampą net ir savaitgaliais. Nuolatinis nerimas: gal pamiršo atsakyti, gal pražiūrėjo svarbią žinutę iš vadovo? Gal kliento klausimas liko be atsako? El. paštas iš darbo priemonės virto kasdienine grėsme…
Laimei, yra būdų, kaip perimti kontrolę į savo rankas. Nes taip, el. paštas neturi būti pabaisa. Jis gali vėl tapti tuo, kuo ir turėtų būti – naudinga, patogia ir aiškia komunikacijos priemone. Tik reikia šiek tiek disciplinos, gudrybių ir valios.
Pradėkite nuo filtro revoliucijos
Kiek laiškų gautumėte, jei reklamos, automatizuoti pranešimai ir naujienlaiškiai būtų automatiškai atskiriami? Veikiausiai vos pusę to, ką matote dabar.
Naudokite el. pašto filtrus – juos siūlo beveik visi paslaugų tiekėjai. Sukurkite aplankus „Svarbu“, „Reikia atsakyti“, „Skaitiniai“, „Laukiama atsakymo“. Tada – automatizuokite. Pavyzdžiui, kad visi laiškai su žodžiu „sąskaita“ keliautų į tam tikrą dėžutę. Arba kad visi iš „noreply@“ niekada nesimatytų tarp jūsų svarbių laiškų.
Trys laiko langai vietoje ištisinės stebėsenos
Neskaitykite el. pašto kas 10 minučių. Tai – kelias į išprotėjimą.
Užsibrėžkite aiškų grafiką: ryte – nuo 9 iki 9:30, pietų metu – 13:00–13:30 ir dienos pabaigoje – 16:30–17:00. Tada jūs kontroliuojate laiškus, o ne jie jus. Ir svarbiausia – tuo metu tik atsakinėkite į laiškus, neskaitykite naujienų, nesidairykite į kairę. Visiškai atsiduokite šiai užduočiai.
Gal tai primena treniruotę sporto salėje? Taip. Bet rezultatai – tokie pat ryškūs.
Naudokite „atsakymo šablonus“ – tai ne tinginystė, o efektyvumas
Jei dažnai gaunate vienodo pobūdžio klausimų – sukurkite atsakymų šablonus.
Gal tai pasiūlymo forma, susitikimo patvirtinimas, ar net mandagus „Dėkui, šiuo metu nesame suinteresuoti“. Kiekvienas toks šablonas sutaupo bent 3–5 minutes. O kai jų per dieną reikia parašyti 10? Skaičiuokite patys…
Vienas laiškas – vienas tikslas
Kai rašote laišką, nepaverskite jo romano. Vienas laiškas – vienas konkretus klausimas ar veiksmas. Kodėl tai svarbu? Nes tada adresatas greičiau atsako. Ir jūsų pašto dėžutėje mažėja „atsiprašau, ką tiksliai turėčiau padaryti?“ tipo žinučių.
Trumpi, aiškūs laiškai – greiti atsakymai. Visi laimi.
Išjunkite pranešimus – išsaugosite protą
Tie „ping“, „ding“ ir kiti garseliai griauna dėmesį. El. paštas nėra WhatsApp.
Jei vis gaunate naują žinutę – jūsų smegenys nespėja grįžti į užduotį. Vienintelė išeitis? Išjunkite visus pranešimus ir… pajusite palengvėjimą.
Ir pabaigoje – mažas triukas
Kai gaunate laišką, pagalvokite: ar reikia atsakyti dabar, ar išvis atsakyti? Kartais… atsakymo nereikia. Kartais užtenka tik perskaityti ir žinoti. Netylėjimas – ne visada auksas.
Beje, būtent tokių paprastų taisyklių laikymasis padėjo Tadui pagaliau atgauti balansą tarp darbo ir laisvalaikio. Net liko laiko vienam kitam pomėgiui – sako, kartais pasilepina strateginiu žaidimu twinsbet kazino platformoje, kai visi darbai jau sutvarkyti.
Tadas iš Rokiškio šiandien juokiasi iš savo pirmųjų savaičių. „Dabar el. paštas – mano draugas. Kiekvienas rytas aiškus, struktūruotas. Savaitgaliais – jokių patikrinimų. Nėra panikos, nėra perdegimo. Ir žinot ką? Net kolegos pradėjo klausti, kaip man taip pavyksta…“
